11 secretos de organización para el trabajo

Las pilas de papeles no son parte de una imagen profesional.

1. Ten solo lo que necesites

Uno de los principios básicos de la organización consiste en tener al alcance de la mano todo lo que necesitas. Esto debe ser más fácil de encontrar que aquello que usas con menos frecuencia; en una situación ideal, podrías tomarlo sin necesidad de levantarte de tu silla. Si no sabes cómo organizar tu escritorio, tener lo que necesitas cerca de ti también te facilitará volver a guardarlo al final del día.

¿No tienes mucho espacio en tu escritorio? Podría servirte una cajonera con ruedas: acércala a tu lugar durante el día y guárdala antes de retirarte.

2. Etiqueta, etiqueta, etiqueta

Etiquetar es una de esas habilidades clave que pueden ayudarte a mantener tu escritorio (y tu oficina) en orden. Además, es el paso más fácil para empezar a organizarte. Tu área lucirá más profesional y será más fácil encontrar lo que quieres y volver a guardarlo cuando termines.

Pero hay un truco para etiquetar las cosas: ¡sé muy específico! Tus etiquetas deben indicar exactamente qué va en dónde. Nunca uses palabras como “variados”, “esta semana” o “extras”: usa el nombre específico del proyecto y una fecha de entrega para mantenerte al día.

3. Elimina los imanes de desorden

Los archiveros horizontales, las canastas de “entrada” y “salida”, incluso hasta las sillas para visitantes son imanes para papeles sueltos, publicaciones periódicas y basura.

Aparta un momento para retirar o reorganizar los lugares donde se junta el desorden, y determina estrategias específicas para evitar que las pilas se eleven hacia el cielo.

4. Agenda la organización de tu lugar

Labores como limpiar, clasificar y organizar no suelen encontrarse entre nuestras prioridades porque tienes mucho trabajo que resolver en el día a día. En la vida real, tener una oficina o escritorio más limpio te facilitará el trabajo. Toma algunos minutos a diario para limpiar tu oficina y evitar que las cosas se acumulen.

Deshazte de lo que no necesitas, incluyendo recuerdos personales, cubiertos desechables y artículos de oficina innecesarios que tengas sobre tu escritorio (sobre todo, desecha todo aquello que no hayas usado durante el año pasado). Dona todo lo que siga en buen estado y deshazte de tus utensilios viejos.

5. Evita la acumulación desde antes

Aunque requerirá un poco de análisis, anticípate a todas las formas en que podrías acumular basura. Cancela las suscripciones innecesarias a catálogos y folletos de compañías que ofrecen ventas en línea. Si no necesitas catálogos, o si puedes conseguir otro con facilidad, evita que lleguen a tu escritorio.

Recicla las copias duplicadas de reportes, memorándums en papel, minutas de reuniones y folletos, y siempre piensa dos veces antes de imprimir correos electrónicos y documentos de trabajo. Tal vez puedas guardar los archivos en forma de PDF en una carpeta bien identificada en tu computadora.

6. Suministros inteligentes

Aunque podría ser tentador llenar tus cajones con suministros de oficina, nadie necesita tener a la mano un paquete con seis cintas adhesivas. Es mejor guardar una en tu escritorio y devolver el resto al clóset de suministros.

Si temes quedarte sin ellos, crea tu propia caja y reabastécela según se necesite. Esto mantendrá tu escritorio y tus cajones limpios y a ti bien equipado.

7. No dejes que las labores pequeñas se acumulen

Termina por completo una tarea sencilla si solo te robará algunos minutos más. Esto incluye labores como guardar una carpeta después de usarla en lugar de dejarlo para después. Y mantén al mínimo los pendientes de tu buzón de correo al responder cada mensaje de inmediato.

Esta es una de las mayores habilidades de organización: completar las tareas más pequeñas al instante.

8. Cuidado con las notas adhesivas

Otro buen consejo para organizarse es tomar notas y escribir recordatorios en una libreta de espiral. Así puedes reducir la multitud de notas adhesivas y trozos de papel con números telefónicos, citas y notas de reuniones.

Reunir todo en una misma libreta mantendrá tu escritorio y tu mente organizados (sin mencionar que será más fácil encontrar lo que necesitas).

9. Pon a la tecnología a tu servicio

Toma una foto con la cámara de tu teléfono para recordar cosas importantes; por ejemplo, cómo se enchufan los cables al conectar el proyector o la computadora. Ver una foto de la configuración correcta te ayudará a duplicarla en cualquier ocasión, en lugar de perder tiempo probando combinaciones diferentes. ¡Y puedes ayudar a los otros!

También te servirá para tener a la mano cualquier dato que te sirva como referencia: el número de modelo del cartucho de tinta, el tamaño de las baterías de tu teclado, la forma correcta de colocar el papel en la copiadora para obtener un documento a doble cara…

Es muy posible, después de todo, que tengas tu teléfono a la mano cuando requieras la información.

10. Un final limpio

Una de las mejores formas de tener tu escritorio organizado es pasar 10 minutos archivando y organizando todo lo que usaste al final del día. Usa el tiempo para guardar carpetas o papeles: tu meta es que tu escritorio esté ordenado antes de la hora de la salida.

Esto te ayudará a iniciar el día siguiente desde cero, seguro de que no olvidaste algo.

11. Para un mañana más exitoso

Cuando te prepares para terminar el día, revisa tu agenda y escribe una lista de pendientes. Fíjate en donde se encuentran todos los materiales que necesitarás, como el archivo de un cliente.

Tomado de: rd.com  11 Key Organizational Skills That Will Help Get You Promoted at Work