Cómo hacer más cosas sin enloquecer en el intento

“¡Atención! ¡Vean a la increíble mujer que hace mil malabares para cumplir con los interminables plazos de entrega, las exigencias y las listas de pendientes! ¡Vean cómo se abruma con la carga de tareas necesarias que reclaman su atención! ¡Vean cómo sus intentos por mantener todas las pelotas en el aire se convierten en un montón de tiempo y productividad perdidos!”

¿Te suena conocido? He aquí algunas soluciones para que hagas más sin enloquecer.

Levántate 15 minutos más temprano

“Contar con 15 minutos para planificar, pensar y respirar puede ser determinante”, dice Carson Tate, fundadora de Working Simply, una empresa consultora de Carolina del Norte especializada en incrementar la productividad laboral

“Desayunar y escribir con calma tu lista de tareas puede tener un efecto duradero a lo largo del día”. Sentir que tienes el control desde la mañana dispone a tu cerebro para afrontar los retos que te esperan. ¿Como madrugar sin mucho esfuerzo?

Iguala tu nivel de energía con las tareas por hacer

¿Cuándo eres más productiva, en la mañana, después de almorzar o en la noche? Tate recomienda hacer los trabajos más arduos o complicados cuando tu energía y concentración estén en su punto más elevado.

“Por ejemplo, si tengo una tarea pendiente que requiere pensar mucho, la realizo en la mañana porque es cuando estoy más descansada, y mi cerebro, alerta”, explica. “Hacia el mediodía reviso mis mensajes electrónicos porque no demanda tanta energía mental”.

Divide los trabajos grandes en tareas más pequeñas

A veces, los trabajos grandes parecen insuperables, y esto genera ansiedad y desidia. Divídelos en tareas más pequeñas y manejables para que sean más fáciles de completar, aconseja Tate.

Escribe una lista de los pendientes que implican más trabajo; por ejemplo, comprar los regalos de Navidad. Después, haz una lista de tareas específicas para cada trabajo grande; por ejemplo, para “comprar los regalos de Navidad”, cada tarea sería comprar un obsequio individual (un DVD para tu esposo, digamos).

“Dividir todo en pequeños pasos te permite terminar el trabajo grande”, añade Tate. Con cada tarea que concluyes, te acercas más a completar el trabajo.

Crea rutinas

Imagina completar tareas mayores sin perder horas pensando en qué paso sigue. Lo puedes lograr creando rutinas, dice Heidi Grant Halvorson, subdirectora del Centro de Ciencia Motivacional de la Universidad Columbia y autora deNine Things Successful People Do Differently.

“Cuanto más automática se vuelve una tarea como parte de una rutina, menos tiempo y energía mental requiere hacerla”. Tate está de acuerdo: “En la temporada navideña, las rutinas son relajantes”. Por ejemplo, ella ha simplificado su toma de decisiones respecto a los regalos.

“Cada año compro obsequios consumibles: cosas que se usan y que no quitan espacio, como comida, boletos para el cine, tarjetas de regalo y agendas personalizadas. Así no me estreso pensando qué comprar, porque ya tengo esta rutina bien establecida”.

No hagas muchas cosas a la vez

“El cerebro no tiene la capacidad de hacer dos cosas simultáneamente. Más bien, lo que hacemos es alternar rápidamente el uso de nuestro cerebro entre múltiples tareas”, señala Margaret Moore, fundadora y directora general de Wellcoaches Corporation, organización con sede en Massachusetts que capacita a entrenadores en salud y bienestar.

“Cuando haces varias cosas a la vez, utilizas sólo una pequeña cantidad de tus recursos cerebrales en cada cosa; el costo son errores, menos creatividad, más estrés, una disminución de productividad y agotamiento”.

De acuerdo con un informe publicado en 2010 en el Harvard Business Review, hacer varias cosas a la vez conduce a una merma de productividad de hasta 40 por ciento y una reducción de 10 por ciento del cociente intelectual.

Para evitar esto, Grant Halvorson sugiere establecer un horario para cada tarea. Marca en un calendario o en tu lista de pendientes una hora fija para envolver los regalos y, después, otro tiempo para dedicar las tarjetas navideñas. “Te beneficiarás al tener claro cuáles son tus tareas, y las realizarás mejor si no estás haciendo malabares”, afirma.

Evitarás también riesgos de salud. “Si hacer varias cosas a la vez te resulta estresante y te expones a ello constantemente, tu salud mental y física pueden verse afectadas”.